Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi

Avans İşlemleri-24.01.2024

AVANS ÖDEME İŞLEMİ

AB projelerinde en fazla 20.000 Euro avans ödemesi alınabilmektedir. Alınan avansın en geç yıl sonunda kapatılması gerekmektedir. Alınan avans kapatılmadan yeni avans talep edilememektedir.

Avans Ödemesi İşlemleri:

1- Proje yürütücüsü tarafından duyurunun altında yer alan Avans Talep Formu doldurularak çıktısı alınmalı imzalandıktan sonra taranarak bilgisayara aktarılmalıdır. Daha sonra EBYS'de Kişisel Dilekçe (e-imza) hazırlanarak dilekçe ekine taranan avans talep formu eklenerek Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi'ne gönderilmelidir.

3- Personelimiz gönderilen dilekçeye istinaden Muhasebe Yönetim Sisteminde Harcama Talimatı hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir. Gerçekleştirme Görevlisi  ve ardından Harcama Yetkilisine tarafından belge onaylanmalıdır.   

4- Daha sonra personelimiz Ödeme Emri Belgesi hazırlayacak, Gerçekleştirme Görevlisi onayladıktan sonra  Harcama Yetkilisi belgeyi e-imza ile onaylanarak Muhasebeye göndermelidir.  Yaklaşık 5 gün içerisinde talep edilen avans tutarı hesaba geçecektir.   


AVANS HARCAMA İŞLEMİ

Avans alındıktan sonra yapılacak harcamalarda

a) Avans talep formunda talep edilen ödeneklerin üzerinde harcama yapılmamalıdır,

b) Alınan mal veya hizmet avans talep formunda belirtilen bütçe tertibine uygun olmalıdır,

c) Mal ve Hizmet Alımlarında Faturaların adres kısmında Proje Yürütücüsü Ünvanı Adı Soyadı - Proje Numarası - "AB Projesi" ibaresi devamında ise "KSÜ Avşar Yerleşkesi Onikişubat Kahramanmaraş" yazdırılmalıdır. Yolluklarda seyahat vasıtalarına ait faturalarda bu tür ibareler istenmemektedir

d) Mal ve Hizmet Alımlarında proje yürütücüsü tarafından fatura/ların arkasına harcama yapılan bütçe tertibi yazılmalıdır.


AVANS MAHSUP (KAPAMA) İŞLEMİ

Ödenen avansın kapatılması için avans talep formunda belirtilen kapatma tarihinden 10 gün önce BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmesi gerekmektedir. Bu 10 günlük süre içerisinde personelimiz avansı kapatmak için idari işlemleri tamamlayacaktır.


Avans Mahsup (Kapatma) İşlemlerinde Ödeme Konusuna Göre Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

A- Yolluk Ödemeleri

Yolluk Ödemeleri İçin Gerekli Belgeler

1- Duyurunun altında ye alan Yolluk Ödemesi Talep ve ve Bilgi Formunun doldurularak teslim edilmesi gerekmektedir.

2- Görev tarihinden önce yürütücü veya proje görevli öğretim elemanı için Rektörlük Personel Dairesinden görevlendirme yazısının alınmış olması gerekmektedir.

    - Projede görevli üniversitemiz dışında kamu görevlisi olan araştırmacı var ise görevlendirme yazısının araştırmacının kendi kurumundan alınması gerekmektedir.  

    - Projede kamu görevlisi olmayan görevli araştırmacıların görevlendirme yazısı proje yürütücüsü tarafından hazırlanmalıdır. 

  Görevlendirme yazısında aşağıda belirtilen hususlar yer almalıdır:

- Görevlendirilen kişinin adı-soyadı ve unvanı, - Görevin konusu, - Görevlendirmeye ilişkin hangi ödemelerin yapılacağı ( Katılım Gideri, Yolluk ve Gündelik gibi), - Görevlendirildiği yer, - Görevlendirme tarihi ve süresi (yol dahil veya yol hariç belirtilerek) - Seyahat edilecek vasıta türü (uçak ve mutad vasıta gibi)

3- Görevlendirme sebebi bilimsel etkinliğe veya toplantıya katılım ise Katılım Sertifikasının ve Katılım İmza Listesinin alınması gerekmektedir.

Yukarıdaki Belgelerin Dışında Seyahate İlişkin Aşağıdaki Belgelerin Hazırlanması Gerekmektedir.

A- Proje sözleşmesinde yolluk masraflarının karşılanması için belirli bir tarife var ise

    1- Tarife bilgisinin (belirli mesafeler arasında yapılacak seyahatler için standart ödeme tutarı ve gündelik miktarı vb. bilgiler) ve projede yolluk için tahsis edilen bütçe ödeneği bilgisini içeren sözleşme sayfalarının altına türkçe çevirisinin yapılarak BAP Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.


B- Proje sözleşmesinde belirli mesafeler için standart ödeme tarifesi yok ise  (AB Projeleri Harcama Yönetmeliği uyarınca ödeme yapılacaktır)     

        Uçak ile seyahatlerde gidiş ve dönüş yolcu bileti (fatura veya mali e-bilet, elektronik bilet) teslim edilmelidir. 

        - Otobüs ile seyahatlerde fatura eklenebilir veya ödenen tutar bilgisinin yolluk bildirimine yazılması yeterli olmaktadır.

        - Şahsi araç ile seyahatlerde görevlendirme tarihi içerisinde ve seyahat düzegahındaki benzin istasyonundan alınan satış fişi teslim edilmelidir. 

        - Ticari taksi ile yurtiçi seyahatlerde düşük tutarların yolluk bildirimine yazılması yeterli olup; yurt içindeki yüksek tutarlar için ve yurt dışındaki taksi ile seyahatler için ödenen tutarı gösterir belgenin ibraz edilmesi gereklidir. 

        - Yurt içindeki ve yurt dışındaki diğer tüm ulaşım masraf belgeleri de ibraz edilerek ödemesi talep edilebilir.

  4- Konaklama giderlerine ilişkin faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.

        -  Konaklama yerinden alınacak faturada (1) proje numarası, (2) konaklayan kişi bilgisi, (3) hangi tarihlerde ve kaç gece konakladığı, (4) günlük konaklama ücreti bilgilerinin, yer alması zorunludur. 

  5- Görevlendirme sebebi bilimsel etkinliğe veya toplantıya katılım ise Katılım Sertifikasının ve Katılım İmza Listesinin ibraz edilmesi gerekmektedir.

  6- Bilimsel etkinliğe katılım ücreti ödendiği durumlarda katılım ücreti ödemesine ait ödeme makbuzu veya faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.

  7- Yurtiçi veya Yurtdışı Yolluk Bildirimi doldurularak teslim edilmesi gerekmektedir. (Örnek şablon dosyası duyurunun altında yer almaktadır.) 


Not: 6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca duyurunun altında yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılmalı ayrıca yine Harcama Yetkilisi/Proje Yürütücüsü alanı da imzalandıktan sonra yukarıda belirtilen belgelerle birlikte BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmelidir.(Hazırlanan Yolluk Bildirimi excel dosyası ayrıca bap@ksu.edu.tr adresine gönderilmelidir/incelemeden sonra değişiklik yapılabilir) 


B- Mal ve Malzeme Alımları

Avans ödemesi yapıldıktan sonra proje yürütücüsü tarafından ihtiyaç duyulan malzeme veya hizmet için piyasa araştırması yaparak uygun gördükleri firmadan alacak ve firmaya fatura kestireceklerdir.

Fatura Kesildikten Sonra Yapılacak İşlemler

1- Tüketim malzemesi veya dayanıklı taşınır (demirbaş) mal alımlarında proje yürütücüsü tarafından faturanın bir nüshası yürütücünün bağlı bulunduğu birim taşınır kayıt yetkilisine verilerek, taşınır kayıt yetkilisi tarafından alınan avans harcamasında alınan tüm malzemeler için tek bir Muayene Kabul Komisyon Tutanağı ile Taşınır İşlem (Kayıt) Fişi hazırlanmalıdır. Hizmet alımlarında bu iki belge yerine yürütücü tarafından aşağıda yer alan Hizmet İşleri Kabul Tutanağı hazırlanmalıdır.

2- Birden fazla alım yapılarak fatura kestirilmesi durumunda yapılan harcamaların liste halinde gösterilmesi için aşağıda yer alan Avans Mahsup Formunun proje yürütücüsü tarafından doldurulması gerekmektedir.

3- Hazırlanan (1) Fatura(2) Muayene Kabul Komisyon Tutanağı, (3) Taşınır İşlem Fişi (4) Avans Mahsup Formu fiziki olarak (elden) BAP Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir. 

4- BAP Personeli belgeler kendisine ulaştıktan sonra tüm bu belgeleri ekleyerek MYS de Ödeme Emri Belgesini hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir. Harcama Yetkilisi tarafından e-imzalı onaylama işleminden sonra avans (kapama) mahsup işlemi tamamlanacaktır.

Avans (Ön Ödeme) Talep Formu

EBYS Kişisel Dilekçe (e-imza ile) Oluşturma Ekran Görüntüsü

Hizmet İşleri Kabul Komisyon Tutanağı

Yurtiçi Yolluk Bildirim Formu.xlsx

Yurtdışı Yolluk Bildirim Formu.xlsx

Avans Mahsup (Kapama) Formu.xls

SAYILARLA ÜNİVERSİTEMİZ

37744

Öğrenci

98928

Mezun

1272

Akademik Personel

1256

İdari Personel

272

Aktif Program

30

Öğretim Elemanı Başına Öğrenci

157869

Kütüphane Kaynağı