Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi

Avans İşlemleri-24.01.2024


AVANS ÖDEMESİ ALMA İŞLEMİ

TÜBİTAK ARDEB projelerinde avans üst limiti 200.000 TL (kdv dahil)'dir. Seyahat giderlerinde ön ödeme üst limiti, projedeki ödeneğin aşılmaması kaydıyla seyahatin gerektirdiği kadardır. Alınan avansın iki ay içinde kapatılması gerekmektedir. Alınan avans kapatılmadan yeni avans talep edilememektedir.

Avans Ödemesi Alma İşlemleri

1- Proje yürütücüsü tarafından duyurunun altında yer alan Avans Talep Formu  doldurularak EBYS'de Kişisel Dilekçe (e-imza) ile Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine gönderilmelidir.

2- Personelimiz tarafından TÜBİTAK transfer sisteminde (TTS) "Muhasebe İşlem Fişi" oluşturularak proje yürütücüsünün e-posta adresine gönderilecektir. Proje yürütücüsü tarafından bu belgenin çıktısı alınıp Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisince imzalandıktan sonra belge taranarak e-posta ile personelimize gönderilecektir.

3- Personelimiz tarafından ayrıca MYS'de Harcama Talimatı oluşturularak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderilecektir.

4- Personelimiz tarafından MYS'de Ödeme Emri Belgesi oluşturularak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderilecektir. Harcama Yetkilisi belgeyi e-imza ile onaylanarak ödeme emrini Muhasebeye gönderecektir.  Yaklaşık 5 gün içerisinde talep edilen avans tutarı proje yürütücüsünün hesabına geçecektir. 


AVANS HARCAMA İŞLEMİ

Avans alındıktan sonra yapılacak harcamalarda

a) Avans talep formunda talep edilen ödeneklerin üzerinde harcama yapılmamalıdır,

b) Alınan mal veya hizmet avans talep formunda belirtilen bütçe tertibine uygun olmalıdır,

c) Faturaların adres kısmında Proje Yürütücüsü Ünvanı Adı Soyadı - Proje Numarası - "TÜBİTAK Projesi" ibaresi devamında ise "KSÜ Avşar Yerleşkesi Onikişubat Kahramanmaraş" yazdırılmalıdır. Faturada firmaya ödeme yapılacak İBAN hesap numarası yazılı olmalıdır.

d) Faturayı aldıktan sonra proje yürütücüsü fatura/ların arkasına (TTS Muhasebe İşlem Fişinde yer alan) harcama yapılan bütçe tertibi yazılmalıdır.


AVANS MAHSUP (KAPAMA) İŞLEMİ

- Ödenen avansın 2 ay içerisinde (yıl sonlarında en geç 05 Aralıkta) mahsubu (kapatılması) gerekmektedir. Avans mahsubu işlemi için gerekli belgelerinavans talep formunda belirtilen kapatma tarihinden 10 gün önce BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmesi gerekmektedir. Bu 10 günlük süre içerisinde personelimiz avansı kapatmak için idari işlemleri tamamlayacaktır.


Avans Mahsup (Kapatma) İşlemlerinde Ödeme Konusuna Göre Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar


A- Yolluk Ödemeleri

1- Öncelikle yolluk ödemelerinde görev tarihinden önce yürütücü veya proje görevli öğretim elemanı için Rektörlük Personel Dairesinden görevlendirme yazısının alınmış olması gerekmektedir.

    - Projede görevli üniversitemiz dışında kamu görevlisi olan araştırmacı var ise görevlendirme yazısının araştırmacının kendi kurumundan alınması gerekmektedir. 

    - Projede kamu görevlisi olmayan görevli araştırmacıların görevlendirme yazısı proje yürütücüsü tarafından hazırlanmalıdır. 

      Görevlendirme yazısında aşağıda belirtilen hususlar yer almalıdır:

      - Görevlendirilen kişinin adı-soyadı ve unvanı, - Görevin konusu, - Görevlendirme konusuna ilişkin hangi ödemelerin yapılacağı ( Katılım Gideri, Yolluk ve Gündelik gibi), - Görevlendirildiği yer, - Görevlendirme tarihi ve süresi (yol dahil veya yol hariç belirtilerek) - Seyahat edilecek vasıta türü (uçak ve mutad vasıta gibi)

2- Seyahatlere ilişkin yolculuk masrafı belgelerinin ibraz edilmesi gerekmektedir.

        - Uçak ile seyahatlerde gidiş ve dönüş yolcu bileti (fatura veya mali e-bilet, elektronik bilet) teslim edilmelidir. 

        - Otobüs ile seyahatlerde fatura eklenebilir veya ödenen tutar bilgisinin yolluk bildirimine yazılması yeterli olmaktadır.

        - Şahsi araç ile seyahatlerde görevlendirme tarihi içerisinde ve seyahat düzergahında benzin istasyonundan alınan satış fişi teslim edilmelidir. (TÜBİTAK tarafından her 100 km mesafe için 6 litre yakıt tutarı ödenmektedir.)

        - Ticari taksi ile seyahatlerde düşük tutarların yolluk bildirimine yazılması yeterli olup; yüksek tutarlar için taksiciden perakende satış fişi alınarak ibraz edilmelidir. 

    3- Konaklama giderlerine ilişkin faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.

        -  Konaklama yerinden alınacak faturada (1) konaklayan kişi bilgisi, (2) hangi tarihlerde ve kaç gece konakladığı, (3) günlük konaklama ücreti bilgilerinin, yer alması zorunludur.  

    4- Görevlendirme sebebi bilimsel etkinliğe katılım ise Bilimsel Etkinliğe Katılım Sertifikasının ibraz edilmesi gerekmektedir.

    5- Bilimsel etkinliğe katılım ücreti ödendiği durumlarda katılım ücreti ödemesine ait ödeme makbuzu veya faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.

    6- 6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca duyurunun altında yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılmalı ayrıca yine Harcama Yetkilisi/Proje Yürütücüsü alanı da imzalandıktan sonra yukarıda belirtilen belgelerle birlikte BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmelidir.(Hazırlanan Yolluk Bildirimi excel dosyası ayrıca bap@ksu.edu.tr adresine gönderilmelidir/incelemeden sonra değişiklik yapılabilir) 


B- Mal ve Malzeme Alımları

Avans ödemesi yapıldıktan sonra proje yürütücüleri ihtiyaç uydukları malzeme veya hizmeti piyasa araştırması yaparak uygun gördükleri firmadan alacak ve firmaya fatura kestireceklerdir.


Bilgi: Firmalar e-fatura yükümlüsü ise e-fatura kesmelidir, değilse e-arşiv fatura kesmelidir. Fatura bilgileri duyurunun altında yer almaktadır.


Fatura Kesildikten Sonra Yapılacak İşlemler

1- Tüketim malzemesi veya dayanıklı taşınır (demirbaş) mal alımlarında proje yürütücüsü tarafından faturanın bir nüshası yürütücünün bağlı bulunduğu birim taşınır kayıt yetkilisine verilerek, satın alınan taşınırlar için (birden fazla firmadan birden fazla fatura ile malzeme alınmış olsa dahi) alınan malzemeler tek bir Muayene Kabul Komisyon Tutanağı ve tek bir Taşınır Kayıt İşlem Fişine kaydedilerek proje yürütücüsüne teslim edilmelidir. Hizmet alımlarında bu iki belge yerine yürütücü tarafından aşağıda yer alan Hizmet İşleri Kabul Tutanağı hazırlanmalıdır.

2- Proje Yürütücüsü tarafından yapılan satın almalara ilişkin faturalar aşağıda yer alan Avans Mahsup Formuna doldurulmalıdır. Bu forma Görevlendirmelere ilişkin yolluk bildirimi tutarları da yazılacak olup; yolluk bildiriminde yer alan konaklama faturası ve yakıt fişleri avans mahsup formuna yazılmayacaktır.

3- a) Mal ve Malzeme alımlarında (1) Fatura(2) Muayene Kabul Komisyon Tutanağı, (3) Taşınır İşlem Fişi (4) Avans Mahsup Formu 

b) Hizmet Alımlarında (1) Fatura(2) Hizmet İşleri Kabul Tutanağı (4) Avans Mahsup Formu 

    fiziki olarak (elden) BAP Koordinatörlüğüne teslim edilmelidir. 

4- BAP Personeli belgeler kendisine ulaştıktan sonra TÜBİTAK Muhasebe Sisteminde (TTS) (5) Muhasebe İşlem Fişi hazırlayacak ve tüm bu belgeleri ekleyerek MYS de Ödeme Emri Belgesini hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir. Harcama Yetkilisi tarafından e-imzalı onaylama işleminden sonra avans (kapama) mahsup işlemi tamamlanacaktır.



Ön Ödeme Talep Formu-Avans Senedi

EBYS Kişisel Dilekçe (e-imza ile) Oluşturma Ekran Görüntüsü

Hizmet İşleri Kabul Komisyon Tutanağı

Yurtiçi Yolluk Bildirim Formu.xlsx

Yurtdışı Yolluk Bildirim Formu.xlsx

Avans Mahsup (Kapama) Formu.xls

SAYILARLA ÜNİVERSİTEMİZ

37744

Öğrenci

98928

Mezun

1272

Akademik Personel

1256

İdari Personel

272

Aktif Program

30

Öğretim Elemanı Başına Öğrenci

157869

Kütüphane Kaynağı