SATINALMA
AB Projelerinde doğrudan temin üst limiti 150.000 Euro'dur. 150.000 Euro üzerindeki harcamalar için ihale yapılması gerekmektedir.
Not 1: AB Projesinden alımlarda firmaya ödeme yapılabilmesi firmanın euro hesabının olması gerekmektedir.
Not 2: Firmanın euro hesabı projenin olduğu banka şubesinde olursa ödeme yapılırken masraf çıkmayacaktır, diğer durumda transfer masrafı projeden karşılanacaktır.
Eğer yürütücü firmaya peşin (elden) ödeme yapmak isterse, ön ödeme (avans) alabilir. Avans işlemleri için duyurumuza bakınız.
Satınalma Hazırlık İşlemleri
1- Malzeme veya hizmet alımları için aşağıda yer alan Malzeme İstek Formu doldurulmalıdır.
Not : Farklı firmalardan alınacak malzemeler için ayrı ayrı malzeme istek formu oluşturulmalıdır. (Birimimizce her bir alım (fatura) için bir harcama talimatı oluşturulacak ve ekine ilgili malzeme istek formu eklenecektir.)
2- Dayanıklı taşınır (demirbaş) alımlarında teknik şartname (yürütücü imzalı) hazırlanarak eklenmelidir.
3- Proje Bütçe Tablosu eklenmelidir.
4- Hazırlanan bu belgeler (ıslak imzalı olarak) tarandıktan sonra Birimimizde görevli M. Fırat İPEK'e ( mfipek@ksu.edu.tr ) e-posta ile gönderilmeli ve sonrasında personelimize 4312 nolu hattan bilgi verilmelidir. 0344 300 4312 nolu hattı kaydedip Personelimize whatsapptan mesaj da atılabilir.
5- Personelimiz tarafından MYS'de Harcama Talimatı oluşturularak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderilecektir.
Satınalma İşlemleri
AB Projelerinde fatura tutarına göre 3 farklı yöntem uygulanmaktadır.
1- Fatura tutarı 2.500 euro altında ise harcama talimatı onayından sonra firmaya doğrudan fatura kestirilebilir,
2- Fatura tutarı 2.500 ile 20.000 euro arasında ise firmadan önce proforma fatura alınıp, sonrasında fatura kestirilmelidir,
3- Fatura tutarı 20.000 euro üzerinde ise
a) Duyurunun altında yer alan Fiyat Teklif Mektubu şablonu bilgisayara indirilerek satın alınacak mal veya hizmetler yazılmalı ve bu belgeden 3 adet çıktı alınmalıdır, sonrasında 3 farklı firmadan fiyat teklifi alınarak formlar firmalara imza kaşe yaptırılmalıdır.
b) Sonrasında proje yürütücüsü tarafından duyurunun altında yer alan Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı teklif mektuplarındaki tutarlar yazılarak hazırlanmalıdır. Daha sonra en düşük teklifi veren firmadan alım yapılmalıdır.
4- Hizmet veya Mal alımı gerçekleştikten sonra alım yapılacak firmaya fatura kestirilmelidir. (Fatura bilgileri duyurunun altında yer almaktadır.) (Fatura kestirilmeden önce taslak hali birimimiz personeline teyit ettirilmelidir.)
Fatura İçin Notlar:
Not 1: 5.000 TL ve üzerinde fatura kestirildiğinde, fatura ile birlikte kurumdan güncel tarihli "6183 s. Kanun'un 22/a maddesi uyarınca düzenlenen "Vergi Borcu Yoktur" yazısı alınmalıdır.
Not 2: Proje için KDV muafiyeti alınmadıysa fatura KDV'li kestirilecekse hizmet alımlarında (2026 Yılında) 12.000 TL üzerindeki tutarlar için özel firma faturalarının tevkifatlı kestirilmesi gerekmektedir.
Not 3: Fatura kesilirken yürütücünün adı soyadı ve proje numarası ile projenin bulunduğu bankanın o günkü euro kur bilgisi faturanın açıklama kısmına yazdırılmalıdır .
Not 4: Faturayı kesecek firma eğer E-Fatura mükellefi ise kesinlikle E-Fatura kesmelidir ve faturada senaryo tipi Kamu seçilmelidir.
Not 5: Eğer Arşiv Fatura kesilmiş ise faturanın üzerinde firmanın kaşe ve imzası olmalıdır
Not 6: Fatura Euro olarak kestirilmelidir. Fatura üzerine döviz kuru vb. yazılmasına gerek yoktur. Firmaya ödeme euro olarak yapılacaktır. Firma döviz kurunu faturaya yazmak isterse, projenin bağlı olduğu bankanın o günkü döviz alış kuru yazılmalıdır.
5- Fatura kestirildikten sonra
a) Hizmet Alımı faturaları için yürütücü tarafından duyurunun altında yer alan Hizmet İşleri Kabul Tutanağı hazırlanmalıdır.
b) Mal Alımı faturaları için yürütücü tarafından birim taşınır kayıt yetkilisine Harcama Talimatının çıktısı ve Fatura verilerek, alınan ürünler için Muayene Kabul Komisyon Tutanağı ile Taşınır Kayıt Fişi oluşturması talep edilmelidir.
6- (1) Fatura (2) Hizmet İşleri Kabul Tutanağı (3) Muayene Kabul Komisyon Tutanağı (4) Taşınır Kayıt Fişi (5) Vergi Borcu Yoktur Yazısı , 20.000 euro üzerindeki harcamalarda ayrıca (5) Piyasa Fiyat Teklifleri (6) Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı
BAP Koordinatörlüğüne gönderilmelidir.
7- Personelimiz tarafından MYS de Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir.
8- Muhasebe Servisince belgeler kontrol edildikten sonra ödeme işlemi gerçekleştirilecektir.