Proje başvurusu BAP Komisyonunca kabul edildikten sonra ve seyahate çıkmadan önce  proje yürütücülerinin görevlendirme yazısı almaları gerekmektedir. Görevlendirme yazısı için yürütücünün EBYS üzerinden "İzin-Görev-Başvuru-Talep" talep kısmından "Akademik Görevlendirme" belgesi düzenleyerek Dekanlığa/Müdürlüğe geçici görevlendirme için talepte bulunması ve Biriminin konuyla ilgili Yönetim Kurulu Kararı alarak Rektörlüğe göndermesi ve Rektörlük (Personel Daire Başkanlığı) tarafından görevlendirme yazısı yazılması gerekmektedir. 

Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük görevlendirme yazısında: (1) görevlendirme süresinin (yol dahil veya yol hariç) kaç gün olduğu (2) yolculuğun nereye yapılacağı, (3) seyahatin vasıtası (4) görevlendirilene yolluk ödenmesi (5) görevlendirilene yevmiye ödenmesi (6) kongre katılım ücreti ödenmesi (7) giderlerin ilgili BAP Projesinden karşılanması gibi görevlendirmenin detayları açıkça yazılı olmalıdır. Aksi takdirde proje desteği ödenememektedir.

Proje yürütücüleri kongre/sempozyuma katılıp döndükten sonra öncelikle BAP Otomasyonda proje sayfasındaki işlem menüsünde "Satınalma Talepleri" kısmında yeni satınalma talebi ekle kısmından yolluk talep formunu oluşturarak e-imza ile onaylayarak göndermelidir. İşlemin ekran görüntüsü durunun altında yer almaktadır.

Sonrasında ödeme belgeleri olan (1) Yolluk Bildirim Formu, (2) Yönetim Kurulu Kararı, (3) Rektörlük Görevlendirme Yazısı, (4) Katılım Belgesi Aslı veya Fotokopisi, (5) Varsa Konaklama faturası (Faturada konaklayan kişinin TC numarası adı soyadı, konaklama günlük ücreti, konaklama tarihleri ve toplam ücret yazılı olmalıdır) (6) Uçakla yapılan seyahatlerde görevlendirilen kişi adına düzenlenmiş mali e-bilet veya seyahat firmasından alınacak fatura ile uçuş tarihlerini ve saatini gösteren elektronik bilet ve biniş kartları, (acenteden alınan faturalar geçerli değildir) (7) (Yurtdışı ödemelerinde yolluk bildiriminin doldurulduğu tarihteki) Merkez Bankası Kur Sayfası Görüntüsü BAP Birimine  fiziki olarak (elden) teslim etmelidirler.  

- Bilimsel etkinliğe katılım ücreti ödendiği durumlarda katılım ücreti ödemesine ait fatura veya ödeme makbuzunun ibraz edilmesi gerekmektedir. Katılım ücreti yolluk bildirimine yazılmayacak, ayrı bir ödeme emri ile ödenecektir. 

6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca aşağıda yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılalarak teslim edilmelidir.

Not 1: Yolluk Bildirimine proje destek tutarı kadar masraf bilgisinin yazılması ve bu masraflara ait  belgelerin eklenmesi yeterli olacaktır. Örneğin yurtdışı görevlendirmede ödenecek gündelik tutarı, proje destek tutarı kadar ise diğer giderleri yazmaya ve belgelerini (katılım ücreti dekontu, konaklama faturası, uçak bileti vb.) eklemeye gerek olmayacaktır. 

Not 2: Yurtdışı ödemelerinde döviz kuru için yolluk bildiriminin doldurulduğu tarihteki Merkez Bankasının "Döviz Satış Kuru" alınmalıdır. 

Yolluk bildirim formları aşağıya eklenmiştir.