AVANS (ÖN ÖDEME) ALMA İŞLEMİ
TÜBİTAK ARDEB projelerinde avans üst limiti 200.000 TL (kdv dahil)'dir. *Avans talebi yolluk gideri veya mal/hizmet alımından birisi için yapılmalıdır. Avans yolluk için alındıysa sadece yolluk belgeleri, mal/hizmet alımı için alındıysa sadece buna ilişkin belgeler avans kapamaya eklenmelidir. Yolluk (seyahat) giderlerinde ön ödeme üst limiti, projedeki ödeneğin aşılmaması kaydıyla seyahatin gerektirdiği kadardır. Alınan avansın iki ay içinde veya yıl sonuna yakın alınan avansın 10 Aralık tarihine kadar kapatılması gerekmektedir. Alınan bir avans kapatılmadan yeni avans talep edilememektedir.
Avans Ödemelerinde
1- Proje yürütücüsü tarafından duyurunun altında yer alan Avans Talep Formu doldurularak ıslak imzalı olarak Birimimizde görevli Ruhi Bey'e 0344 300 1066 nolu hatta whatsapp üzerinden gönderilmelidir. (Personelimizin işyeri telefonu whatsapp üzerinden mesaj gönderimine uygundur.)
2- Personelimiz tarafından TÜBİTAK transfer sisteminde (TTS) "Muhasebe İşlem Fişi" oluşturularak proje yürütücüsünün e-posta adresine gönderilecektir. Bu belgenin çıktısı alınıp Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından ıslak imza ile onaylanacaktır. Belge imzalandıktan sonra personelimize e-postayla veya elden gönderilecektir.
3- Personelimiz tarafından MYS'de Harcama Talimatı oluşturularak MYS sistemi üzerinde Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderilecektir.
4- Personelimiz tarafından MYS'de Ödeme Emri Belgesi oluşturularak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderilecektir. Harcama Yetkilisi belgeyi e-imza ile onaylanarak ödeme emrini Muhasebeye gönderecektir.
Ortalama 5 gün içerisinde talep edilen avans tutarı proje yürütücüsünün hesabına geçecektir.
AVANS HARCAMA İŞLEMİ
Önemli Not: Avans harcamasında, harcama tutarları toplamı, avans tutarını geçmemelidir. Sehven geçecek olursa, taşınır girişi toplamı, avans tutarını geçmemelidir.
Mal ve Hizmet Alımlarında
1- Avans alındıktan sonra mal ve hizmet alımı için yürütücü tarafından uygun görülen firmadan alım gerçekleştirilecek ve firmaya fatura kestirilecektir. Firmaya faturayı kestirmeden önce fatura taslağını Personelimize whatsapp üzerinden kontrol için gönderiniz, uygundur bilgisini aldıktan sonra faturayı firmaya kestiriniz.
Not 1: Proje başlangıç tarihinden sonra olmak kaydıyla avans alma tarihinden önce kestirilen faturalar avanstan karşılanabilir ve avans mahsup (kapama) formuna yazılabilir.
Not 2: Üniversitemize ait Fatura bilgileri duyurunun altında yer almaktadır. Faturaların açıklama kısmında Proje Yürütücüsü Adı Soyadı ve Proje Numarası yazdırılmalıdır.
Not 3: Faturayı kesecek firma eğer E-Fatura mükellefi ise kesinlikle E-Fatura kesmelidir ve faturada senaryo tipi Kamu seçilmelidir.
Not 4: Eğer Arşiv Fatura kesilmiş ise faturanın üzerinde firmanın kaşe ve imzası olmalıdır
Not 5: (Kamu kurumu dışındaki) Özel firmalara (2026 yılında) 12.000 TL üzerindeki hizmet alımı faturalarının tevkifatlı kestirilmesi gerekmektedir. Tevkifat tutarı firmaya ödenmeyecek; BAP personelinin bilgi vermesi ile yürütücü tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının hesabına yatırılacaktır.
2- Tüketim malzemesi veya dayanıklı taşınır (demirbaş) mal alımlarında proje yürütücüsü tarafından Harcama Talimatı belgesinin ve Faturanın bir nüshası yürütücünün bağlı bulunduğu birim taşınır kayıt yetkilisine verilmelidir. Taşınır kayıt yetkilisi tüm ürünler için taşınır kayıt fişi düzenlenmelidir.
Yolluk Harcamalarında
Bilgi: TÜBİTAK Projelerinde 2026 yılında Gündelik Tutar 900 TL'dir. Konaklama bedeli fatura tutarını geçmemek üzere günlük en fazla 1.800 TL'dir
1- Yolluk harcamalarında görevlendirilen KSÜ personeli için görev tarihinden önce Rektörlük Personel Dairesinden görevlendirme yazısı alınmalıdır.
- Projede görevli üniversitemiz dışında kamu görevlisi olan araştırmacı var ise görevlendirme yazısının araştırmacının kendi kurumundan alınması gerekmektedir.
- Projede kamu görevlisi olmayan görevli araştırmacıların görevlendirme yazısı proje yürütücüsü tarafından hazırlanmalıdır.
- Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük görevlendirme yazısında: (1) görevlendirme süresinin (yol dahil veya yol hariç) kaç gün olduğu (2) yolculuğun nereye yapılacağı, (3) Seyahat edilecek vasıta türü (uçak, otobüs, özel araç vb.) (4) görevlendirilene yolluk ödenmesi (5) görevlendirilene gündelik ödenmesi (6) kongre katılım ücreti ödenmesi (7) giderlerin ilgili projeden karşılanması gibi görevlendirmenin detayları açıkça yazılı olmalıdır.
2- Seyahatlere ilişkin yolculuk masrafı belgelerinin ibraz edilmesi gerekmektedir.
- Uçak ile seyahatlerde görevlendirilen kişi adına düzenlenmiş fatura veya mali e-bilet ile uçuş tarihlerini ve saatini gösteren elektronik bilet, biniş kartı teslim edilmelidir.
- Otobüs ile seyahatlerde fatura eklenebilir veya ödenen tutar bilgisinin yolluk bildirimine yazılması yeterli olmaktadır.
- Şahsi araç ile seyahatlerde görevlendirme tarihi içerisinde ve seyahat düzergahında benzin istasyonundan alınan satış fişi teslim edilmelidir. (TÜBİTAK tarafından her 100 km mesafe için 6 litre yakıt tutarı ödenmektedir.)
- Ticari taksi ile seyahatlerde düşük tutarların yolluk bildirimine yazılması yeterli olup; yüksek tutarlar için taksiciden perakende satış fişi alınarak ibraz edilmelidir.
3- Konaklama giderlerine ilişkin faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.
- Konaklama yerinden alınacak faturada (1) konaklayan kişi bilgisi, (2) hangi tarihlerde ve kaç gece konakladığı, (3) günlük konaklama ücreti bilgilerinin, yer alması gerekmektedir.
4- Görevlendirme sebebi bilimsel etkinliğe katılım ise Bilimsel Etkinliğe Katılım Sertifikasının ibraz edilmesi gerekmektedir.
5- Bilimsel etkinliğe katılım ücreti ödendiği durumlarda katılım ücreti ödemesine ait ödeme makbuzu veya faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir. Katılım ücreti yolluk bildirimine yazılmayacak, ayrı bir ödeme emri ile ödenecektir. Bu nedenle kongre katılım ücreti faturası kestirilmeden önce harcama onayı alınmış olmalıdır. Kongre katılım gideri, avans kapama işleminde yer almayacak, ayrıca ödeme emri belgesi ile ödenecektir.
6- 6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca duyurunun altında yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılmalı ayrıca yine Harcama Yetkilisi/Proje Yürütücüsü alanı da imzalanmalıdır.
Not 1: Yurtdışı Yolluk Bildirimine proje destek tutarı kadar masraf bilgisinin yazılması ve bu masraflara ait belgelerin eklenmesi yeterli olacaktır. Örneğin yurtdışı görevlendirmede ödenecek gündelik tutarı, proje destek tutarı kadar ise diğer giderleri yazmaya ve belgelerini (katılım ücreti dekontu, konaklama faturası, uçak bileti vb.) eklemeye gerek olmayacaktır.
Not 2: Yurtdışı ödemelerinde avans kapama işleminde döviz kuru için ödeme tarihteki Merkez Bankasının "Efektif Satış Kuru" alınmalıdır.
AVANS MAHSUP (KAPAMA) İŞLEMİ
Ödenen avansın 2 ay içerisinde mahsubu (kapatılması) gerekmektedir. Avans mahsubu işlemi için gerekli belgelerin, avans talep formunda belirtilen kapatma tarihinden 10 gün önce BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmesi gerekmektedir.
1- Proje Yürütücüsü tarafından yapılan fatura tutarları ve yolluk bildirimi tutarı Avans Mahsup Formuna doldurulmalıdır.
Not : Yolluk harcamalarına ilişkin harcama belgeleri (konaklama faturası - yakıt fişi vb.) yolluk bildirimine yazıldığından avans mahsup formuna yazılmayacaktır.
2- Avans harcamasına ilişkin hazırlanan aşağıdaki belgeler BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak teslim edilmelidir.
(1) Avans Mahsup Formu (2) Fatura (3) Taşınır İşlem Fişi (4) Yolluk Bildirimi ve Ekleri
3- BAP Personeli belgeler kendisine ulaştıktan sonra TÜBİTAK Muhasebe Sisteminde (TTS) Muhasebe İşlem Fişi hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine ıslak imza ile onaya gönderecektir. Belge imzalandıktan sonra personelimize iletilecektir.
4- BAP Personeli, muhasebe servisine avans kapama belgelerinin kontrolünü yaptıracaktır.
5- Kontrol edilip belgeler uygun görüldükten sonra yürütücüden aşağıdaki işlemleri yapmaları istenecektir.
a) Varsa kullanılmayan avans tutarı, yürütücü tarafından proje hesabına iade edilmeli ve dekontu BAP personelimize iletilmelidir.
b) Varsa Faturalardaki tevkifat tutarı TTS Fişinde yazılı olan proje hesabınıza ait IBAN numarasına gönderilmeli ve dekontu BAP Personeline iletilmelidir.
6- BAP Personeli avans kapatma ile ilgili belgeler tamamlandıktan sonra MYS de Ödeme Emri Belgesini hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir. Gerçekleştirme Görevlisi belgeyi onaylayıp Harcama Yetkilisine gönderecek, Harcama Yetkilisi de belgeyi E-imza ile Onayla ve Muhasebeye Gönder yaptıktan sonra Muhasebe Servisince avans (kapama) mahsup işlemi tamamlanacaktır.