1- Ödeme yapılabilmesi için etkinlikten önce  görevlendirme yazısı alınmalıdır. Görevlendirme yazısı için EBYS üzerinden "İzin-Görev-Başvuru-Talep" talep kısmından "Akademik Görevlendirme" bölümünden hazırlanarak Dekanlığa/Müdürlüğe görevlendirme için talepte bulunulmalı ve Birim tarafından Yönetim Kurulu Kararı alınarak Rektörlüğe gönderilmeli ve Personel Daire Başkanlığı tarafından görevlendirme yazılmalıdır.

Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük görevlendirme yazısında şu ifadeler yer almalıdır: (+) görevlendirme süresinin (yol dahil veya yol hariç) kaç gün olduğu (+) yolculuğun nereye yapılacağı, (+) seyahatin vasıtası (+) yolluk ödenmesi (+) gündelik ödenmesi (+) kongre katılım ücreti ödenmesi (+) giderlerin ilgili BAP Projesinden karşılanması; bilgileri yazılı olmalıdır. Aksi takdirde proje desteği ödenememektedir.

2- Etkinlikten sonra, BAP Otomasyonda proje sayfasındaki işlem menüsünde "Satınalma Talepleri" kısmında yeni satınalma talebi ekle kısmından talep formu oluşturup e-imza ile onaylanarak göndermelidir. (İşlemin ekran görüntüsü duyurunun altında yer almaktadır.)

3- Etkinlikten sonra (1) Yolluk Bildirim Formu, (2) Rektörlük Görevlendirme Yazısı, (3) Katılım Belgesi Aslı veya Fotokopisi, (4) Varsa Konaklama faturası (Faturada konaklayan kişinin TC numarası adı soyadı, konaklama günlük ücreti, konaklama tarihleri ve toplam ücret yazılı olmalıdır)(5) Uçakla yapılan seyahatlerde görevlendirilen kişi adına düzenlenmiş mali e-bilet veya seyahat firmasından alınacak fatura ile uçuş tarihlerini ve saatini gösteren elektronik bilet ve biniş kartları, (acenteden alınan faturalar geçerli değildir) (6) (Yolluk bildiriminin doldurulduğu tarihteki) Merkez Bankası Kur Sayfası Görüntüsü, BAP Birimine  fiziki olarak (elden) teslim edilmelidir.  

Not 1: Bilimsel etkinliğe katılım ücreti ödendiği durumlarda katılım ücreti ödemesine ait fatura veya ödeme makbuzunun ibraz edilmesi gerekmektedir. Katılım ücreti yolluk bildirimine yazılmamalıdır. Katılım Ücreti için ayrıca ödeme belgesi ile ödenecektir.

Not 2: Konaklama veya Katılım Ücretine ait firmadan Arşiv veya E-Arşiv Fatura alınırken faturanın üzerinde firmanın kaşe ve imzasının bulunmasına dikkat edilmelidir.

Not 3: 6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca aşağıda yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılalarak teslim edilmelidir.

Not 4: Yolluk Bildirimine proje destek tutarı kadar masraf bilgisinin yazılması ve bu masraflara ait  belgelerin eklenmesi yeterli olacaktır. Proje bütçesinin üzerinde masraf yazmaya ve belge eklemeye gerek yoktur. Örneğin yurtdışı görevlendirmede ödenecek gündelik tutarı, proje destek tutarı kadar ise diğer giderleri yazmaya ve belgelerini (katılım ücreti dekontu, konaklama faturası, uçak bileti vb.) eklemeye gerek olmayacaktır. 

Not 5: Yurtdışı ödemelerinde döviz kuru için yolluk bildiriminin doldurulduğu tarihteki Merkez Bankasının "Döviz Satış Kuru" alınmalıdır. 

Yolluk bildirim formları aşağıya eklenmiştir.