AVANS (ÖN ÖDEME) ALMA İŞLEMİ
Avans Ödemelerinde
1- Proje yürütücüsü tarafından duyurunun altında yer alan Avans Talep Formu doldurulup (ıslak imzalı olarak) tarandıktan sonra Birimimizde görevli M. Fırat İPEK'e ( mfipek@ksu.edu.tr ) e-posta ile gönderilmeli ve sonrasında personelimize 4312 nolu hattan bilgi verilmelidir. 0344 300 4312 nolu hattı kaydedip Personelimize whatsapptan mesaj da atılabilir.
2- Personelimiz Muhasebe Yönetim Sistemi MYS'de Harcama Talimatı hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir.
3- Daha sonra personelimiz MYS'de Ödeme Emri Belgesi hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir. Harcama Yetkilisi belgeyi e-imza ile onaylanarak Muhasebeye göndermelidir. Yaklaşık 5 gün içerisinde talep edilen avans tutarı hesaba geçecektir.
AVANS HARCAMA İŞLEMİ
Önemli Not: Avans harcamasında, harcama tutarları toplamı, avans tutarını geçmemelidir. Sehven geçecek olursa, taşınır girişi tutarı toplamı, avans tutarını geçmemelidir, taşınır girişi buna göre ayarlanmalıdır.
Mal ve Hizmet Alımlarında
1- Avans alındıktan sonra proje yürütücüsü
a) 2.500 euro altında doğrudan fatura kestirebilir.
b) 2.500 - 20.000 euro arasında önce proforma fatura alıp sonrasında fatura kestirilmelidir.
c) 20.000 euro üzerinde fatura kestirilecekse proje yürütücüsü tarafından duyurunun altında yer alan Fiyat Teklif Mektubu şablonu bilgisayara indirilerek satın alınacak mal veya hizmetler yazılmalı ve bu belgeden 3 adet çıktı alınarak, 3 farklı firmaya imza kaşe yaptırılarak fiyatları alınmalıdır. En düşük teklifi veren firmadan alım yapılarak firmaya fatura kestirilmelidir.
Not 1: Proje başlangıç tarihinden sonra olmak kaydıyla avans alma tarihinden önce kestirilen faturalar avanstan karşılanabilir ve avans mahsup (kapama) formuna yazılabilir.
Yurtiçinde Fatura Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar
Not 2: Üniversitemize ait Fatura bilgileri duyurunun altında yer almaktadır. Faturaların açıklama kısmında Proje Yürütücüsü Adı Soyadı ve Proje Numarası yazdırılmalıdır.
Not 3: Faturayı kesecek firma eğer E-Fatura mükellefi ise kesinlikle E-Fatura kesmelidir ve faturada senaryo tipi Kamu seçilmelidir.
Not 4: Eğer Arşiv Fatura kesilmiş ise faturanın üzerinde firmanın kaşe ve imzası olmalıdır
Not 5: Proje için KDV muafiyeti alınmadıysa fatura KDV'li kestirilecekse Hizmet alımlarında (2024 yılında) 6.900 TL'nin üzerindeki faturanın tevkifatlı kestirilmesi gerekmektedir. Tevkifat tutarı firmaya ödenmeyecek; BAP personelinin bilgi vermesi ile yürütücü tarafından Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının hesabına yatırılacaktır.
Not 6: Faturanın TL olarak kestirilmesi gerekmektedir.
2- Tüketim malzemesi veya dayanıklı taşınır (demirbaş) mal alımlarında proje yürütücüsü tarafından Harcama Talimatı belgesinin ve Faturanın bir nüshası yürütücünün bağlı bulunduğu birim taşınır kayıt yetkilisine verilmelidir. Taşınır kayıt yetkilisi tüm ürünler için tek bir taşınır kayıt fişi düzenlenmelidir. Taşınır kayıt fişinde "geldiği yer kısmına" yürütücünün adı soyadı ve proje adı yazılmalıdır.
Yolluk Harcamalarında
Bilgi: Gündelik, yolluk ve konaklama giderleri görevlendirme yazısına bağlı olarak ödenmektedir.
a) Yapılacak seyahatlere ilişkin proje sözleşmesinde belirlenmiş bir ödeme tutarı var ise masraflara bakılmaksızın sözleşmede belirtildiği şekilde ödeme yapılacaktır.
b) Proje sözleşmesinde seyahatler için herhangi bir hüküm yok ise,
1- Yurtiçi seyahatler için 6245 sayılı Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre müstahak olunan gündeliğin iki katı ödenecek ve yolculuk ve konaklama masrafları da ödenecektir.
2- Yurt dışı seyahatler için ise Harcırah Kanunu hükümleri uygulanacaktır. Konaklama ücretleri faturalandırmak şartıyla Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre müstahak olunan tutarın dört katı, belge tutarını geçmemek şartıyla ayrıca ödenir.
Yolluk Ödemeleri İçin Gerekli Belgeler
1- Görevlendirme Yazısı
- Yolluk harcamalarında görevlendirilen KSÜ personeli için görev tarihinden önce Rektörlük Personel Dairesinden görevlendirme yazısı alınmalıdır.
- Projede görevli üniversitemiz dışında kamu görevlisi olan araştırmacı var ise görevlendirme yazısının araştırmacının kendi kurumundan alınması gerekmektedir.
- Projede kamu görevlisi olmayan görevli araştırmacıların görevlendirme yazısı proje yürütücüsü tarafından hazırlanmalıdır.
- Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük görevlendirme yazısında: (1) görevlendirme süresinin (yol dahil veya yol hariç) kaç gün olduğu (2) yolculuğun nereye yapılacağı, (3) Seyahat edilecek vasıta türü (uçak, otobüs, özel araç vb.) (4) görevlendirilene yolluk ödenmesi (5) görevlendirilene gündelik ödenmesi (6) kongre katılım ücreti ödenmesi (7) giderlerin ilgili projeden karşılanması gibi görevlendirmenin detayları açıkça yazılı olmalıdır.
2- Görevlendirme sebebi bilimsel etkinliğe veya toplantıya katılım ise Katılım Sertifikasının ve/veya Katılım İmza Listesinin ibraz edilmesi gerekmektedir.
3- Götürü usulü (lump sum) olmayan projelerde seyahat ödemesinin karşılanacağı bütçeyi gösterir sözleşmenin ilgili bölüm sayfası çıktısı ve bu sayfanın türkçe çevirisi hazırlanmalıdır. (Çeviriler yürütücü tarafından yapılabilir, çeviri altında yürütücünün adı soyadı imzası olmalıdır)
4- Proje sözleşmesinde seyahat masrafları için belirli bir tarife var ise tarife bilgisinin yer aldığı ilgili bölüm sayfası ve türkçe çevirisi hazırlanmalıdır.
5- Proje sözleşmesinde seyahat masrafları için belirli bir tarife yok ise AB Projeleri Harcama Yönetmeliği uyarınca ödeme yapılacaktır.
Bu durumda aşağıdaki belgeler hazırlanmalıdır.
a) Seyahat masraf belgeleri eklenmesi gerekmektedir
- Uçak ile seyahatlerde görevlendirilen kişi adına düzenlenmiş fatura veya mali e-bilet ile uçuş tarihlerini ve saatini gösteren elektronik bilet, biniş kartı teslim edilmelidir.
- Otobüs ile seyahatlerde fatura eklenebilir veya ödenen tutar bilgisinin yolluk bildirimine yazılması yeterli olmaktadır.
- Şahsi araç ile seyahatlerde görevlendirme tarihi içerisinde ve seyahat düzergahındaki benzin istasyonundan alınan satış fişi teslim edilmelidir.
- Ticari taksi ile yurtiçi seyahatlerde düşük tutarların yolluk bildirimine yazılması yeterli olup; yurt içindeki yüksek tutarlar için ve yurt dışındaki tüm taksi ile seyahatler için ödenen tutarı gösterir belgenin ibraz edilmesi gereklidir.
- Yurt içindeki ve yurt dışındaki diğer tüm ulaşım masraf belgeleri de ibraz edilerek ödemesi talep edilebilir.
b) Konaklama giderlerine ilişkin faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.
- Konaklama yerinden alınacak faturada (1) proje numarası, (2) konaklayan kişi bilgisi, (3) hangi tarihlerde ve kaç gece konakladığı, (4) günlük konaklama ücreti bilgilerinin, yer alması zorunludur.
c) Yurtiçi veya Yurtdışı Yolluk Bildirimi doldurularak teslim edilmesi gerekmektedir. (Örnek şablon dosyası duyurunun altında yer almaktadır.)
Not 1: 6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca duyurunun altında yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılmalı ayrıca yine Harcama Yetkilisi/Proje Yürütücüsü alanı da imzalandıktan sonra yukarıda belirtilen belgelerle birlikte BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmelidir.
Not 2: Yurtdışı ödemelerinde döviz kuru için avans ödemesinin yapıldığı tarihteki proje hesabının bulunduğu Bankanın "Alış Kuru" yazılmalıdır.
AVANS MAHSUP (KAPAMA) İŞLEMİ
1- Proje Yürütücüsü tarafından harcamalara ilişkin fatura tutarları, seyahat masrafı ve diğer masraflar Avans Mahsup Formuna doldurulmalıdır.
Not 1: Yolluk harcamalarına ilişkin harcama belgeleri (konaklama faturası - yakıt fişi - kongre katılım ücreti vb.) yolluk bildirimine yazıldığından avans mahsup formuna ayrıca yazılmayacaktır.
2- Avans harcamasına ilişkin hazırlanan aşağıdaki belgeler BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak teslim edilmelidir.
(1) Avans Mahsup Formu (2) Fatura (3) Muayene ve Kabul Tutanağı, (4)Taşınır İşlem Fişi, (5) Yolluk Bildirimi ve Ekleri (5) Harcamalara Ait Diğer Belgeler
3- BAP Personeli, muhasebe servisindeki personele avans kapama belgelerinin kontrolünü yaptıracaktır.
4- Kontrol edilip belgeler uygun görüldükten sonra yürütücüden aşağıdaki işlemleri yapmaları istenecektir.
a) Varsa kullanılmayan avans tutarı, yürütücünün euro hesabından projenin (euro) hesabına iade edilmeli ve dekontu BAP personelimize iletilmelidir.
b) Varsa Faturalardaki tevkifat tutarı TL olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının TR59 0001 5001 5800 7294 0056 42 hesabına gönderilmeli ve dekontu BAP Personeline iletilmelidir.
5- BAP Personeli tüm bu belgeleri ekleyerek MYS de Ödeme Emri Belgesini hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin ve Harcama Yetkilisinin onayına gönderecektir. Harcama Yetkilisi tarafından e-imzalı onaylama işleminden sonra avans (kapama) mahsup işlemi tamamlanacaktır.