Bilgi: Gündelik, yolluk ve konaklama giderleri görevlendirme yazısına bağlı olarak ödenmektedir.
a) Yapılacak seyahatlere ilişkin proje sözleşmesinde belirlenmiş bir ödeme tutarı var ise masraflara bakılmaksızın sözleşmede belirtildiği şekilde ödeme yapılacaktır.
b) Proje sözleşmesinde seyahatler için herhangi bir hüküm yok ise,
1- Yurtiçi seyahatler için 6245 sayılı Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre müstahak olunan gündeliğin iki katı ödenecek ve yolculuk ve konaklama masrafları da ödenecektir. Konaklama gideri fatura tutarını geçmemek üzere gündeliğin %50 artırımlı miktarı kadar ödenir.
2- Yurt dışı seyahatler için ise Harcırah Kanunu hükümleri uygulanacaktır. Konaklama
ücretleri faturalandırmak şartıyla Harcırah Kanununun 33 üncü
maddesinin (a) fıkrasına göre müstahak olunan tutarın dört katı, belge
tutarını geçmemek şartıyla ayrıca ödenir.
AB projelerinde yolluk ödemesi yapılabilmesi için aşağıda yazılı belgelerin hazırlanarak görev dönüşünde BAP Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir.
Yolluk Ödemeleri İçin Gerekli Belgeler
1- Görevlendirme Yazısı,
- KSÜ personeli için görev tarihinden önce Rektörlük Personel Dairesinden görevlendirme yazısı alınmalıdır.
- Projede görevli üniversitemiz dışında kamu görevlisi olan araştırmacı var ise görevlendirme yazısının araştırmacının kendi kurumundan alınması gerekmektedir.
- Projede kamu görevlisi olmayan görevli araştırmacıların görevlendirme yazısı proje yürütücüsü tarafından hazırlanmalıdır.
- Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük görevlendirme yazısında: (1) görevlendirme süresinin (yol dahil veya yol hariç) kaç gün olduğu (2) yolculuğun nereye yapılacağı, (3) Seyahat edilecek vasıta türü (uçak, otobüs, özel araç vb.) (4) görevlendirilene yolluk ödenmesi (5) görevlendirilene gündelik ödenmesi (6) kongre katılım ücreti ödenmesi (7) giderlerin ilgili projeden karşılanması gibi görevlendirmenin detayları açıkça yazılı olmalıdır.
2- Görevlendirme sebebi bilimsel etkinliğe veya toplantıya katılım ise Katılım Sertifikasının ve/veya Katılım İmza Listesinin ibraz edilmesi gerekmektedir.
3- Götürü usulü (lump sum) olmayan projelerde seyahat ödemesinin karşılanacağı bütçeyi gösterir sözleşmenin ilgili bölüm sayfası çıktısı ve bu sayfanın türkçe çevirisi hazırlanmalıdır. (Çeviriler yürütücü tarafından yapılabilir, çeviri altında yürütücünün adı soyadı imzası olmalıdır)
4- Proje sözleşmesinde seyahat masrafları için belirli bir tarife var ise tarife bilgisinin yer aldığı ilgili bölüm sayfası ve türkçe çevirisi hazırlanmalıdır.
5- Proje sözleşmesinde seyahat masrafları için belirli bir tarife yok ise AB Projeleri Harcama Yönetmeliği uyarınca ödeme yapılacaktır.
Bu durumda;
a) Seyahat masraf belgeleri eklenmelidir
- Uçak ile seyahatlerde görevlendirilen kişi adına düzenlenmiş fatura veya mali e-bilet ile uçuş tarihlerini ve saatini gösteren elektronik bilet, biniş kartı teslim edilmelidir.
- Otobüs ile seyahatlerde fatura eklenebilir veya ödenen tutar bilgisinin yolluk bildirimine yazılması yeterli olmaktadır.
- Şahsi araç ile seyahatlerde görevlendirme tarihi içerisinde ve seyahat düzergahındaki benzin istasyonundan alınan satış fişi teslim edilmelidir.
- Ticari taksi ile yurtiçi seyahatlerde düşük tutarların yolluk bildirimine yazılması yeterli olup; yurt içindeki yüksek tutarlar için ve yurt dışındaki tüm taksi ile seyahatler için ödenen tutarı gösterir belgenin ibraz edilmesi gereklidir.
- Yurt içindeki ve yurt dışındaki diğer tüm ulaşım masraf belgeleri de ibraz edilerek ödemesi talep edilebilir.
b) Konaklama giderlerine ilişkin faturanın ibraz edilmesi gerekmektedir.
- Konaklama yerinden alınacak faturada (1) proje numarası, (2) konaklayan kişi bilgisi, (3) hangi tarihlerde ve kaç gece konakladığı, (4) günlük konaklama ücreti bilgilerinin, yer alması zorunludur.
c) Yurtiçi veya Yurtdışı Yolluk Bildirimi doldurularak teslim edilmesi gerekmektedir. (Örnek şablon dosyası duyurunun altında yer almaktadır.)
Not : 6245 sayılı Harcırah Kanunu'nun 59. maddesi uyarınca duyurunun altında yer alan yolluk bildirimi formu görevlendirme sahibi tarafından hazırlanmalı ve formun altında yer alan "Bildirim Sahibi" kısmına Ünvan Ad Soyad yazılıp, imza atılmalı ayrıca yine Harcama Yetkilisi/Proje Yürütücüsü alanı da imzalandıktan sonra yukarıda belirtilen belgelerle birlikte BAP Koordinatörlüğüne fiziki olarak (elden) teslim edilmelidir.
d) Yurtdışı ödemelerinde döviz kuru olarak yolluk bildiriminin doldurulduğu tarihteki proje hesabının bulunduğu Bankanın "Alış Kuru" yazılmalı ve Bankanın döviz kuru sayfasının ekran görüntüsü çıktı alınmalıdır.
6- Harcama Talimatı doldurularak ıslak imza ile onaylanarak hazırlanan diğer belgeler ile birlikte BAP Koordinatörlüğüne gönderilmelidir. Örnek şablon dosya ekte yer almaktadır.